Tema 7 Documentarea si operatiunile

7.1. Noţiunea, importanţa şi elementele obligatorii ale documentelor primare


7.2. Clasificarea documentelor


7.3. Circuitul documentelor






7.1. Noţiunea, importanţa şi elementele obligatorii ale documentelor primare


Pentru realizarea obiectivelor de urmărire, control şi înregistrare a situaţiei economice - financiare, precum şi a activităţii entităţii contabilitatea foloseşte un procedeu specific, care prevede că orice fapt economic, înainte de a fi înregistrată în contabilitate, trebuie să fie consemnată în documente (acte scrise) special concepute. Deci, orice operaţie economică, pentru a fi înregistrată în sistemul de evidenţă contabilă, este necesar să fie consemnată într-un document întocmit la locul şi momentul producerii ei.


În calitate de procedeu al metodei contabilităţii documentarea - realizează urmărirea şi reflectarea totală şi permanentă a operaţiunilor economice în documente cu scopul obţinerii datelor necesare pentru ţinerea contabilităţii curente şi exercitarea controlului asupra acestora.


Descrierea operaţiunii economice nu este altceva decât comunicarea informaţională despre aceasta. Fiecare comunicare presupune o anumită cantitate de informaţie. Insă pentru procesul de gestiune o importanţă primordială are nu numărul de semne în comunicare, ci semnificaţia şi utilitatea acestora. În acest caz cantitatea de informaţii relevante în comunicare se determină ca majorarea probabilităţii atingerii acestui scop la realizarea informaţiei prezentate. Cu cât comunicarea permite să se realizeze mai mult scopul trasat, cu atât informaţia conţinută în aceasta este mai valoroasă.


Fiecare operaţiune economică este perfectată printr-un document corespunzător care serveşte drept bază pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate şi, prin urmare, îndeplineşte rolul de impuls care confirmă începutul informaţiei contabile. Pentru contabil trebuie să devină regulă maxima „nu există document - nu există înregistrare".


Cuvântul „document" (din limba latină documentam) înseamnă certificat, dovadă. Potrivit art. 3 al Legii contabilităţii documentul primar reprezintă confirmarea documentară (pe suport de hârtie sau în formă electronică) care justifică efectuarea operaţiunii economice, acordă dreptul de a o efectua sau certifică producerea unui eveniment. De asemenea Legea stabileşte şi modul de întocmire şi reflectare în contabilitate, de primire şi de păstrare a documentelor primare.


De menţionat că, conţinutul documentelor contabile variază în funcţie de caracterul operaţiilor consemnate, concretizat în anumite elemente obligatorii, care trebuie să asigure reflectarea clară şi completă a operaţiilor economice pentru care se întocmesc. Dintre aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de documente economice, iar altele sunt specifice anumitor documente. Elementele comune se referă la:


denumirea documentului;


denumirea unităţii emitente şi adresa sau compartimentul şi sectorul, după caz, care a întocmit documentul;


numărul şi data documentului;


părţile participante la efectuarea operaţiei economice consemnată în document;


conţinutul operaţiei economice reflectată în document şi justificarea efectuării ei;


datele cantitative şi/sau valorice aferente operaţiei economice efectuate;


semnăturile persoanelor participante la efectuarea operaţiilor economice consemnate în document, a celor care au întocmit şi a persoanelor care răspund pentru executarea, conţinutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea şi realitatea operaţiei economice respective;


alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în documentele justificative.






Elementele specifice, diferă de la o categorie de documente la alta şi asigură detalierea operaţiei consemnate ele având un rol completativ. De exemplu, factura conţine elemente specifice referitoare la comandă, contract, aviz de însoţire, document de transport, conturile de la băncile părţilor etc.


Documentul se caracterizează nu numai prin totalitatea elementelor, ci şi prin fiecare din acestea separat, adică caracteristica fiecărui element distinct este în acelaşi timp şi caracteristica documentului primar, în care acesta se conţine.


În funcţie de natura operaţiunii economice şi destinaţia documentelor, elementele acestora pot să difere, însă unele elemente sunt obligatorii. Astfel, art.19 al Legii contabilităţii prevede că, documentele primare întocmite vor conţine următoarele elemente obligatorii:


denumirea şi numărul documentului;


data întocmirii documentului;


denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entităţii în numele căreia este întocmit documentul;


denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar pentru persoanele fizice - codul personal;


conţinutul faptelor economice;


etaloanele cantitative şi valorice în care sînt exprimate faptele economice;


funcţia, numele, prenumele şi semnătura, inclusiv digitală, a persoanelor responsabile de efectuarea şi înregistrarea faptelor economice.






Denumirea documentului (de exemplu, dispoziţie de casă, ordin de plată, factura etc.) îi atribuie acestuia o forţă probantă şi indică caracterul operaţiunii economice reflectate.


Data întocmirii documentului are o însemnătate de control şi informaţională, întrucât operaţiunile numeroase care sunt omogene după conţinut şi sens se repetă. Pentru prevenirea utilizării repetate a documentelor acestea trebuie delimitate în timp.


Denumirea entităţii şi locul întocmirii documentului au o importanţă informaţională pentru documentele contabile expediate (transmise) altui agent economic. Acest element asigură justificarea documentelor interne. De exemplu, la livrarea produselor finite de la depozitul entităţii „Progres”, elementul specificat permite reflectarea în contabilitate a creanţelor pe termen scurt apărute la entitatea în cauză.


Conţinutul faptelor economice permite a determina corect conturile contabile în care trebuie să fie reflectate datele corespunzătoare.


Expresia valorică şi cantitativă a operaţiunii economice se reflectă conform principiului de înregistrare a datelor exprimate în indici şi indicatori care diferenţiază acest fapt şi obţinute prin intermediul urmăririi (controlului).


Funcţia şi numele persoanelor responsabile de executarea operaţiunii economice respective reprezintă informaţia privind persoanele fizice care au contribuit la efectuarea operaţiunii, determină răspunderea materială, certifică autorizaţia la dreptul efectuării operaţiunii economice.


Identificarea persoanelor care au efectuat operaţiunea economică este asigurată prin semnătura lor proprie în document. Aceasta stabileşte responsabilitatea personală pentru veridicitatea informaţiei indicate în document, justifică efectuarea operaţiunii, precum şi permisiunea sau confirmarea corectitudinii executării acesteia.






Pentru comoditatea întocmirii şi prelucrării ulterioare a datelor, elementele documentelor se aranjează într-o ordine şi consecutivitate determinată. Amplasarea variată a elementelor determină forma documentelor contabile. La întocmirea documentului primar la computer trebuie să fie respectate forma şi conţinutul documentelor primare-tip.


În condiţiile automatizării înţelegerea esenţei documentului necesită conştientizarea provenienţei şi formării acestuia. Pentru descifrarea informaţiei incluse în documentul electronic sunt necesare programe tehnice şi aplicative şi cunoaşterea sistemului de codificare.


Documentele constituie baza întregului sistem de evidenţă al entităţilor economice. Importanţa lor rezultă din următoarele aspecte:






 Documentele atestă producerea operaţiilor economice, stând la baza înregistrării acestora în contabilitate. Ele influenţează direct operativitatea obţinerii informaţiilor contabile, exactitatea acestora precum şi modul de organizare a evidenţei contabile în cadrul entităţii. Documentele asigură legătura dintre compartimentele entităţilor, întrucât ele nu circulă strict numai în cadrul compartimentului financiar-contabil.


Exemplu: Operaţia de încasare a unei sume (creanţe) de la clienţi presupune întocmirea unei dispoziţii de casă către client. Dispoziţia se întocmeşte la casierie. Un exemplar se înmânează clientului, iar altul se anexează la Registrul de casă, la compartimentul contabilitate. Operaţia de cumpărare de materii prime presupune întocmirea unei facturi şi/sau bonul de primire la magazia de materii prime. Un exemplar rămâne la magazie, iar altul se predă la compartimentul contabilitate.


 Documentele permit înfăptuirea controlului economic şi financiar în vederea păstrării


integrităţii patrimoniului şi a respectării disciplinei financiare.


Exemplu: Cu ajutorul documentelor se pot depista diverse nereguli precum: lipsuri şi sustrageri de bunuri, încasări şi plăţi ilegale – şi se pot stabili răspunderile materiale pentru cei vinovaţi.


 Documentele constituie probă în instanţă, atunci când entitatea se află în litigiu cu o altă întreprindere.


Exemplu: Dacă obiectul litigiului îl constituie lipsa de materii prime în momentul recepţiei de la un anumit furnizor, se cer în instanţă Facturile fiscale, Bonurile de primire si Fisele de magazie.





Din punct de vedere metodic, documentaţia este un procedeu metodologic comun pentru mai multe ştiinţe economice. Tot documente de evidenţă se consideră a fi şi actele ocazionate de exercitarea funcţiei organizatorice şi administrative, în entităţi, organizaţii economice, instituţii etc. Este deosebit de important ca documentele să fie întocmite în cel mai scurt timp după producerea fenomenului sau a activităţii economice, astfel încât contabilitatea să-şi realizeze funcţia de reflectare exactă şi operativă a tranzacţiilor desfăşurate.


Totalitatea documentelor, ca purtători materiali de informaţii, constituie documentaţia entităţii.



7.2. Clasificarea documentelor






Urmare a diversităţii operaţiilor economice consemnate în documentele contabile acestea se clasifică după mai multe criterii:



 După natura elementelor patrimoniale a căror mişcare o reflectă prin operaţiile economice, se disting:


Documente ce reflectă imobilizări corporale si necorporale (active imobilizate). Exemplu: Proces verbal de punere în funcţiune a mijloacelor fixe; Proces verbal de predare-primire a mijloacelor fixe; Proces verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe.


Documente ce reflectă stocuri (active circulante materiale). Exemplu: Bon de primire, Bon de consum, Fisă limită de consum, Notă de predare la magazie etc.


Documente ce reflectă vânzările (creanţe/active circulante în decontare). Exemplu: Dispoziţii de livrare; Aviz de expediere; Factură fiscală; Factura etc.


Documente ce reflectă disponibilităţile băneşti (active circulante băneşti-încasări şi plăţi). Exemplu: Bonul de plată; Ordinul de plată; Dispoziţia de încasare/plată prin casierie etc.


Documente ce reflectă salariile si alte drepturi de personal. Exemplu: Lista de avans; Statul de plată; Ordinul de deplasare; Decontul de avans etc.



 După locul de întocmire documentele pot fi:


Documente interne – se întocmesc în cadrul entităţii şi circulă în interiorul sau în afara ei. Exemplu de documente interne care circulă în incinta entităţilor economice: Bon de primire; Bon de consum; Bon de predare la magazie; Listă de avans; Stat de plată etc. Exemple de documente interne care circulă în afara entităţii: Factura fiscală emisă către client; Dispoziţia de casă emisă către client; Ordinul de plată emis către furnizor etc.


Documente externe – se întocmesc de către terţi şi sunt adresate entităţii. Exemplu: Factura fiscală primită de la furnizor; Dispoziţia de casă primită de la furnizor; Ordinul de plată primit de la client etc.


Documentele interne si externe atestă relaţiile entităţii cu terţii (furnizori, clienţi etc.).






 După modul de întocmire, se disting:


Documente primare – în care se consemnează pentru prima dată operaţiile economice. Exemplu: Bon de primire; Bon de consum; Factura fiscală; Factura; Statul de plată etc.


Documente centralizatoare – în care se grupează şi se cumulează datele înscrise în documentele primare, cuprinzând operaţii de acelaşi fel, în scopul înregistrării lor în conturi. Exemplu: Raport de gestiune; Registrul de casă etc.



 După funcţia pe care o îndeplinesc, documentele se împart în:


Documente de dispoziţie – prin care se transmite ordinul de a executa o anumită operaţie economică. Exemplu: Dispoziţia de plată prin casierie – prin care se transmite casierului ordinul de a plăti o anumită sumă unei persoane, pentru un scop determinat. Nota de comandă – prin care se transmite furnizorului necesarul de bunuri pe care entitatea urmează a le achiziţiona de la acesta.


Documente de execuţie – care fac dovada înfăptuirii unei operaţii. Exemplu: Bonul de consum – dovedeşte utilizarea materiilor prime şi materialelor în procesul de producţie. Dispoziţia de casă – dovedeşte efectuarea unei încasări de la client, sau a unei plăţi către furnizor. Bonul de primire – dovedeşte încărcarea gestiunii de stocuri, prin cumpărare. Factura fiscală emisă către client – dovedeşte vânzarea de bunuri către client.


Documente mixte – care reunesc caracteristicile documentelor de dispoziţie şi de execuţie. Exemplu: Fisa limită de consum – reflectă simultan ordinul de utilizare a materiei prime în procesul de producţie şi consumul efectiv al acestuia. Dispoziţia de livrare, avizul de expediţie – reflectă simultan ordinul de livrare si expedierea bunurilor către client.






 După regimul de tipărire si utilizare se disting:






Documente cu regim special – pentru care există dispoziţii legale privind modul de completare, circulaţie şi păstrare. Exemplu: Fila de CEC numerar, Factura fiscală; Factura; Registrul de casă etc. De regulă, aceste documente sunt înseriate din tipografie şi necesită numerotarea şi ştampilarea lor de către entitate. Carnetele (cărţile) ce le conţin se şnuruiesc şi se sigilează, înscriind pe ultima filă, numărul de file existente.


Documente fără regim special – care se folosesc respectând normele generale de întocmire, circulaţie şi păstrare. Exemplu: Bon de consum, Stat de plată, Dispoziţie de încasare/plată prin casierie, Bon de primire etc.





 După sfera de aplicare se disting:


Documente de uz general – utilizate în toate domeniile de activitate. Exemplu: Factura fiscală, Dispoziţia de casă, Statul de plată, Ordinul de plată etc.


Documente specifice – utilizate numai în anumite domenii de activitate. Exemplu: Fisa consumului de furaje, Actul de fătare – în zootehnie; Devizul de lucrări – în construcţii.


 După rolul lor în cadrul sistemului informaţional al entităţii documentele se clasifică în:


Documente justificative – sunt documentele primare ce se întocmesc la locul şi în momentul înfăptuirii operaţiei economice. Ele stau la baza înregistrărilor contabile. Au formă de imprimate tipizate. Exemplu: Bon de primire, Bon de consum, Factură fiscală, Dispoziţia de casă, Stat de plată etc.


Registre contabile – sunt registrele ce consemnează operaţiile economice în conturi, cu ajutorul formulelor contabile. Exemplu: Jurnalul de înregistrări cronologice, Registrul Cartea Mare.


Documente de sinteză şi raportare – sunt documente prin care se centralizează şi se transmit informaţiile sintetice către utilizatorii interni si externi. Exemplu: Bilanţul contabil, Contul de profit si pierderi, Notele explicative.


Aceste documente furnizează utilizatorilor informaţii privind structura mijloacelor şi surselor entităţii, structura veniturilor, cheltuielilor şi rezultatelor, precum şi o serie de situaţii anexă privind: imobilizările, provizioanele, creanţele şi datoriile, repartizarea profitului etc.


Observaţie. Întrucât pentru operaţii de acelaşi tip se folosesc documente de acelaşi fel, legislaţia stabileşte tipuri unitare de documente ca: mărime, conţinut, formă şi destinaţie (tipizarea documentelor).






7.3. Circuitul documentelor






Circuitul sau circulaţia documentelor constă în parcursul acestora din momentul întocmirii sau intrării în entitate şi până la predarea lor la arhivă. Circulaţia documentelor trebuie să se facă într-o anumită ordine bine stabilită, nefiind permisă reţinerea în cadrul compartimentelor, în vederea asigurării unei evidenţe operative corecte şi eficace. Necesitatea organizării circulaţiei documentelor este determinată de faptul că informaţiile din documente sunt necesare mai multor compartimente în vederea reflectării imaginii patrimoniului entităţii în orice moment, ţinând cont de faptul că pentru fiecare operaţie economică se întocmeşte un singur document.



Circulaţia documentelor în cadrul entităţii diferă în funcţie de structura organizatorică, conţinutul operaţiilor economice reflectate în documente, organizarea compartimentului contabil şi mijloacele utilizate pentru executarea lucrărilor în contabilitate. Circulaţia documentelor trebuie astfel organizată încât să respecte următoarele reguli:


 circulaţia documentelor trebuie să se facă pe căile cele mai scurte, printr-un număr redus de verigi organizatorice pentru a asigura operativitatea şi utilizarea informaţiilor;


 circulaţia documentelor trebuie să se facă în flux continuu;


 prelucrarea documentelor trebuie să se facă complet şi la termenul specificat în graficul de circulaţie a documentelor.


Organizarea circulaţiei documentelor se face pe bază de grafice de circulaţie a documentelor. Graficul de circulaţie a documentelor trebuie să cuprindă:


denumirea documentului care se întocmeşte;


compartimentul şi/sau persoana care îl întocmeşte;


lucrările de prelucrare în fiecare etapă a circuitului;


termenele de executare a prelucrării documentului şi persoanele care răspund compartimentul sau persoana la care se transmite documentul etc.


Întocmirea graficului de circulaţie a documentelor trebuie să cuprindă în sinteză descrierea şi analiza drumului parcurs de acestea folosindu-se textul sau diverse metode de reprezentare grafică a fazelor şi etapelor acestuia.


Anumite condiţii trebuie să cuprindă graficul de circulaţie a documentelor:


să se respecte toate normele interne sau impuse de legislaţia în vigoare privind întocmirea şi circulaţia documentelor;


să se stabilească toate persoanele care participă la întocmirea, prelucrarea, verificarea şi arhivarea documentelor;


să se stabilească toate lucrările de evidenţă, începând cu întocmirea documentelor primare, înregistrarea în contabilitate şi până la lucrările de sinteză şi analiză care fac obiectul graficului de circulaţie a documentelor.



După conţinutul şi sfera de cuprindere, graficele de circulaţie a documentelor pot fi:  grafice individuale;


 grafice pe compartimente sau de structură şi


 grafice generale sau sintetice.



Grafice individuale cuprind operaţiile şi lucrările de contabilitate pe care le execută fiecare salariat, termenele de executare a acestora şi compartimentele sau persoanele cărora li se transmit.


Graficele pe compartimente sau de structură cuprind toate lucrările de evidenţă ale unui anumit sector sau compartiment de activitate, documentele care se întocmesc, termenele şi executanţii, compartimentele cărora li se transmit.


Graficele generale sau sintetice cuprind toate operaţiile necesare unei anumite lucrări cu un grad mai ridicat de complexitate, cum ar fi întocmirea bilanţului contabil.






După înregistrarea documentelor contabile în conturi, acestea parcurg ultima fază a circuitului lor – clasarea la dosar. Clasarea reprezintă totalitatea operaţiunilor de aranjare a documentelor într-o anumită ordine, strict determinată, în scopul asigurării păstrării lor în bune condiţii şi pentru a putea fi uşor utilizate ulterior în vederea obţinerii informaţiilor necesare. Clasarea documentelor în dosare se face după mai multe criterii:


 criteriul cronologic, constă în clasarea documentelor în ordinea întocmirii lor;


 criteriul alfabetic, constă în clasarea documentelor în dosare diferite în ordinea alfabetică;


 criteriul locului de clasare, constă în clasarea documentelor în mod provizoriu la serviciul contabilitate sau clasarea la arhiva entităţii, denumită clasare definitivă;


 criteriul obiectului de clasare, constă în clasarea documentelor la dosar după specificul, importanţa sau termenele de păstrare a acestora;


 criteriul nominal, constă în gruparea într-un dosar a documentelor care au aceeaşi destinaţie;


 criteriul corespondenţilor, constă în clasarea în acelaşi dosar a documentelor care constituie corespondenţă cu alte entităţi sau instituţii.






Păstrarea documentelor, impune asigurarea integrităţii depline a lor, deoarece acestea servesc pentru controlul operaţiilor economice efectuate, informarea sau documentarea în timp a organelor şi organismelor abilitate sau autorizate în acest scop. De regulă, păstrarea documentelor pentru anul curent se organizează în arhiva curentă a fiecărui sector sau compartiment al entităţii, iar păstrarea documentelor din anii precedenţi se organizează în arhiva generală a entităţii. După depunerea documentelor la arhivă, consultarea, folosirea şi eliberarea de copii sau extrase de pe acestea se face numai cu respectarea actelor normative. În cazul eliberării unui document original din arhivă, în locul acestuia se introduce copia certificată de pe documentul original, procesul-verbal încheiat, aprobarea eliberării documentului şi semnătura persoanei care a ridicat documentul original. Termenele de păstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative şi diferă în funcţie de natura şi importanţa documentului. La expirarea termenului de păstrare a documentelor, acestea se scot din arhivă şi se predau la serviciile de colectare.










Întrebări de control pentru verificarea cunoştinţelor:






Caracterizaţi documentarea ca procedeu al metodei contabilităţii?


Care sunt elementele comune şi elementele specifice ale documentelor contabile?


Ce act normativ reglementează elementele obligatorii ale documentelor, precizaţi elementele.


Caracterizaţi şi exemplificaţi importanţa documentelor.


Prezentaţi în sinteză criteriile de clasificare a documentelor contabile.


Cum înţelegeţi noţiunea circuitul documentelor?






Bibliografie






1. Legea contabilităţii Nr.113 – XVI din 27 aprilie 2007/, (Monitorul Oficial Nr. 90-93/ 399 din 29.06.2007), art. 3; 19 şi 20.


Bazele contabilităţii. Fundamente şi premise pentru un raţionament profesional autentic / Dumitru Matiş. – Cluj-Napoca:Casa Cărţii de ştiinţă, 2010.


Bazele contabilităţii: noţiuni de bază, probleme, studii de caz, teste grilă şi monografie/ Ristea Mihai, Dumitru Corina-Graziella. Bucureşti: Editura Universitară, 2005.


Horomnea Emil. Bazele contabilităţii. Concepte, aplicaţii, lexicon. – Iaşi : Sedcom Libris, 2003.


Needles B., Anderson H., Caldwell J. Principiile de bază ale contabilităţii. Trad. din engl. Chişinău: Editura ARC, 2000.


Ţurcanu V., Bajerean E. Bazele contabilităţii. Chişinău, Editura „Tipografia centrală”, 2004.